Verwerkers­overeenkomst (art. 28 AVG)

Korte verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG: overeenkomst over de verwerking in opdracht tussen het bedrijf en de exploitant van Sollmaß. Stand: 30 oktober 2026. Het Duitse origineel is leidend.

Sluiting

Het bedrijf sluit deze overeenkomst in de app onder Instellingen → Contracten & privacy: elektronisch door een persoon die voor het bedrijf mag tekenen, of schriftelijk met een getekende afdruk die het daar uploadt. De elektronische vorm volstaat (art. 28, lid 9 AVG). De verwerker heeft de overeenkomst elektronisch ondertekend.

De overeenkomst treedt in werking bij de sluiting. Ze geldt zolang de gebruiksovereenkomst voor Sollmaß volgens de voorwaarden bestaat, de test inbegrepen, en eindigt ermee. Wat daarna met de gegevens gebeurt, regelt het onderdeel „Looptijd, wissen, bewijs”.

Partijen

Opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke): het ambachtsbedrijf dat Sollmaß gebruikt, met de bedrijfsnaam en het adres die het bij de sluiting opgeeft.

Opdrachtnemer (verwerker): High5Manufaktur GmbH, Am Buchenhain 2, 76359 Marxzell, Duitsland — product Sollmaß, domein sollmass.de. Contact: [email protected], telefoon +49 7248 25592-70.

Het bedrijf blijft eigenaar van de bedrijfsdata. Sollmaß verwerkt ze alleen om de app te leveren.

Geen verwerking in opdracht, maar eigen verwerking door de exploitant: aanvragen via deze website, testaanvragen en de facturen voor de licenties. Daarvoor geldt de privacyverklaring.

Voorwerp en doelen

Hosting en exploitatie van de software. Instructie: alleen wat het bedrijf in Sollmaß vastlegt of in gang zet. Doel: uitvoering van het contract, geen eigen gebruik van de gegevens in de klantomgeving.

Besturingssysteem voor de ambachten: stamgegevens (bedrijf, team, klanten, objecten), dossiers, stukken (offerte tot factuur/aanmaning), betalingsboek, tijd, voorraad, audit, optionele KI-acties, verzending van de mails uit de app. DATEV-CSV is een export naar het bedrijf, geen doorgifte door ons.

Gegevens

Gegevens van het bedrijf en zijn eindklanten: contacten, objecten, dossiers, stukken, betalingen, tijden en afwezigheden, voorraad, bestanden en foto’s van bouwplaatsen, handtekeningen, audit. Daarbij komen berichten die de app binnenlopen: mails uit het postvak van het bedrijf inclusief bijlagen, WhatsApp-berichten en storingsoproepen met de gegevens van de beller.

Accountgegevens van de gebruikers, aanmelding via magic link (alleen als hash opgeslagen), sessies, logboek.

Locatiegegevens van medewerkers alleen als het bedrijf gps bij komen en gaan inschakelt.

Bijzondere categorieën (art. 9 AVG) zijn niet het doel van de software. Legt het bedrijf een afwezigheid vast als „ziek”, dan ontstaat er toch een gezondheidsgegeven. Het bedrijf beslist of het die aanduiding bijhoudt; een afwezigheid is ook zonder reden vast te leggen.

Instructie en plaats

Verwerking alleen in het kader van de app en volgens gedocumenteerde instructie van het bedrijf. Plaats van verwerking: servers van Hetzner Online GmbH in het datacenter Falkenstein/Vogtland, Duitsland. Gegevens verlaten de EU alleen via de hieronder genoemde subverwerkers en via de diensten die het bedrijf zelf inricht.

Subverwerkers

  • Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen: servers, database (Postgres), bestanden en back-ups van de applicatie, datacenter Falkenstein/Vogtland.
  • Cloudflare, Inc., San Francisco, VS: DNS, netwerk en bescherming tegen aanvallen voor app.sollmass.de, verzending van alle mails uit de app ([email protected]) en, voor zover ingericht, de objectopslag R2 voor geüploade bestanden. Doorgifte naar de VS op basis van het EU-VS Data Privacy Framework, aanvullend de EU-standaardcontractbepalingen.
  • IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur: KI-functies via de IONOS AI Model Hub in een datacenter in Duitsland, alleen als het bedrijf KI-functies gebruikt, voor het betreffende verzoek — tekst en foto’s. Is IONOS ingericht, dan gaan tekst en foto’s alleen daarheen.
  • OpenAI, Google (Gemini) of xAI: alleen als het bedrijf KI-functies gebruikt, voor het betreffende verzoek — tekst en foto’s zolang IONOS niet is ingericht, en geüploade geluidsbestanden voor transcriptie (OpenAI of Google). Doorgifte naar de VS op basis van het EU-VS Data Privacy Framework, voor zover de aanbieder gecertificeerd is, en anders op basis van de EU-standaardcontractbepalingen.
  • Kaartdienst van OpenStreetMap (staticmap.openstreetmap.de, openstreetmap.org): alleen bij het oproepen van de kaart in de plantafel, met het IP-adres van het apparaat en de coördinaten van de inzetten van vandaag.

Over nieuwe subverwerkers informeren wij vooraf; het bedrijf kan om gegronde redenen bezwaar maken.

Diensten van het bedrijf

Richt het bedrijf eigen toegangsgegevens in, dan geven wij op zijn instructie door aan de door hem gekozen aanbieder. Deze aanbieders zijn niet onze subverwerkers; het bedrijf sluit de nodige contracten zelf.

  • Zijn e-mailpostvak (IMAP), waaruit de app berichten en bijlagen ophaalt.
  • Meta (WhatsApp Business Cloud API) voor binnenkomende berichten.
  • Zijn sms-dienst voor het storingsalarm naar de wachtdienst. De sms bevat naam, telefoonnummer en adres uit het dossier en gaat alleen naar de ingedeelde wachtdienst, nooit naar de beller.
  • Verdere koppelingen die hij invoert, bijvoorbeeld boekhouding of bankaansluiting.

Toegangsgegevens voor deze diensten slaan we versleuteld op (AES-256-GCM) en tonen we niet opnieuw.

Plichten en TOM’s

Scheiding van klantomgevingen in elke query en in de database, rollen met zichtbereik (eigenaar, kantoor, bouwplaats, onderaannemer), verwerking volgens instructie, ondersteuning bij rechten van betrokkenen, melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens.

Toegang via magic link, tokens en sessies alleen als hash. Transport met TLS, van Cloudflare naar de server door een versleutelde tunnel, HSTS. Toegangsgegevens van derden versleuteld. Uitgereikte stukken inhoudelijk vergrendeld en voorzien van een controlegetal, betalingsboek zonder latere wijziging, logboek van alle belangrijke acties.

Eerlijk gezegd: database en bestanden staan onversleuteld op de server; schijfversleuteling is niet ingericht. De dagelijkse back-up staat op diezelfde server. Een versleutelde kopie buitenshuis richten we in zodra de daarvoor nodige opslag vaststaat — die komt dan vooraf in de lijst van subverwerkers.

Looptijd, wissen, bewijs

De overeenkomst geldt zolang het bedrijf Sollmaß gebruikt. Na het einde van het contract kan het bedrijf zijn gegevens 30 dagen lezen en exporteren, na een test zonder bestelling 90 dagen na het einde van de test. Daarna sluiten we het bedrijf: persoonsgegevens zonder wettelijke bewaarplicht verwijderen we, bewaarplichtige stukken blijven geblokkeerd tot het einde van de termijn en worden dan verwijderd (art. 28 lid 3 onder g AVG). Details: AV, artikel 3. Bewijs: journaal van auditgebeurtenissen, hash van stukken, betalingsboek.

Vóór de stillegging exporteert het bedrijf zijn gegevens (GoBD-export, DATEV, CSV). Wat het niet exporteert en wat wij niet hoeven te bewaren — tijden, bestellingen, voorraadboek, bouwdagboek — is daarna weg.

Bewaard blijven de documenten die het handels- en belastingrecht vereist: uitgereikte stukken met stukkopie, betalingsboek, inkoopfacturen, logboek. Termijn: tot 31-12 van het jaar van de stillegging plus acht jaar, daarna wissen we ze. Voorbeeld: stillegging in 2026, wissing vanaf 01-01-2035.

Verdere termijnen: binnenkomende berichten zonder dossier 2 jaar, back-ups 14 dagen (schijfback-ups 7 dagen).

Rechten van betrokkenen: contacten zijn in de app te anonimiseren; uitgereikte stukken behouden hun stukkopie, omdat het belastingrecht dat vereist (art. 17 lid 3 sub b AVG). Bewijs: journaal van auditgebeurtenissen, hash van stukken, betalingsboek.

Vragen: [email protected].