Privacy­verklaring

Stand: 30 oktober 2026. Deze website trackt niet. De software Sollmaß verwerkt bedrijfsgegevens zodat ambachtsbedrijven kunnen werken. Oriëntatietekst; het Duitse origineel is bepalend.

2. Bezoek aan deze website

sollmass.de wordt geleverd via Cloudflare Pages. Aanbieder is Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, VS. Bij een bezoek verwerkt Cloudflare de technisch noodzakelijke toegangsgegevens: IP-adres, tijdstip, opgevraagd adres, browseridentificatie (user-agent) en de eerder bezochte pagina (referrer). Doel: de site leveren, beschermen tegen aanvallen en storingen verhelpen. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG; ons gerechtvaardigd belang is een snelle, veilige en bereikbare website.

Cloudflare verwerkt deze gegevens in onze opdracht (art. 28 AVG) in een wereldwijd netwerk van datacenters, meestal dicht bij de bezoeker. Daarbij is doorgifte naar de VS mogelijk. Cloudflare is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit, art. 45 AVG); aanvullend gelden de EU-standaardcontractbepalingen. Wij analyseren de toegangsgegevens niet en maken geen gebruiksprofielen.

Er is geen Google Analytics, geen Meta-pixel en geen tagmanager. Lettertypen leveren we zelf uit, niet via Google.

Cookies en toestemmingen

Deze website plaatst geen cookies en laadt op dit moment geen diensten die toestemming nodig hebben. Daarom verschijnt er geen banner. Onder „Cookie-instellingen” in de footer zie je altijd welke diensten worden gebruikt, en kun je een keuze maken of intrekken.

Maak je daar een keuze, dan slaan we die 12 maanden op in de lokale opslag van je browser (sleutel sollmass.consent), zodat we niet bij elk bezoek opnieuw hoeven te vragen. Dat is daarvoor technisch noodzakelijk (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG). De keuze verlaat je apparaat niet.

3. Aanvraag­formulier en contact

Het formulier Vraag stellen of data-overname aanvragen stuurt de naam en de vrijwillige gegevens (e-mail, telefoon, plaats, bericht) versleuteld naar onze applicatieserver app.sollmass.de. De server slaat de aanvraag niet op in een database, maar stuurt die via de e-maildienst van Cloudflare door naar [email protected]. Alleen de naam is verplicht, maar zonder e-mail of telefoon kunnen we niet antwoorden.

Om massale aanvragen tegen te gaan, telt de server aanvragen per afzender. Daarvoor slaat hij in zijn database geen leesbare tekst op, maar een onomkeerbare controlewaarde (HMAC) van het IP-adres respectievelijk het e-mailadres, plus een teller en het einde van het tijdvenster. Verlopen tellers wist een uurlijkse opruiming. Rechtsgrond: art. 6 lid 1 sub f AVG (bescherming tegen misbruik).

Schrijf je naar [email protected] of bel je ons, dan verwerken we je gegevens om te antwoorden. E-mails aan adressen onder sollmass.de worden ontvangen door Cloudflare Email Routing en doorgestuurd naar de mailbox van de exploitant.

Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG, voor zover de aanvraag op een contract gericht is, en anders art. 6 lid 1 sub f AVG (beantwoorden van aanvragen). We wissen de gegevens als de aanvraag is afgehandeld en er geen wettelijke bewaarplicht geldt, bijvoorbeeld voor zakelijke correspondentie volgens § 257 HGB en § 147 AO.

Is Cloudflare Turnstile in het formulier opgenomen, dan controleert deze dienst vóór het verzenden of een mens de aanvraag doet. Daarvoor verwerkt Cloudflare het IP-adres en technische kenmerken van de browser; er ontstaat geen gebruikersprofiel. Rechtsgrond: art. 6 lid 1 sub f AVG (bescherming tegen spam en misbruik) en § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG. Voor de doorgifte naar de VS geldt paragraaf 2.

4. Testtoegang en klantaccount

Vraag je de proef van 14 dagen op app.sollmass.de aan, dan slaan we in onze database voor- en achternaam, e-mail, telefoon, bedrijf, vak, aantal medewerkers en de bevestiging dat je ondernemer bent (§ 14 BGB) op. Doel: de aanvraag beoordelen en de toegang vrijgeven. Rechtsgrond: art. 6 lid 1 sub b AVG. Aanvragen waaruit geen account volgt, wissen we na 90 dagen.

Voor klantaccounts verwerken we namen, e-mailadressen, bedrijfs-, contract- en gebruiksgegevens om Sollmaß te leveren en te factureren (art. 6 lid 1 sub b AVG), en bewaren we facturen en zakelijke documenten volgens HGB en AO (art. 6 lid 1 sub c AVG).

Aanmelden via magic link: we slaan alleen een hash van het linktoken en van de sessie op, niet het token zelf. De sessiecookie van de app op app.sollmass.de is httpOnly en Secure en technisch noodzakelijk voor het aanmelden (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG).

5. De software Sollmaß

Wat een bedrijf in Sollmaß vastlegt – contacten, objecten, dossiers, stukken, tijden, afwezigheden, voorraad, bestanden en foto’s – verwerken we in zijn opdracht volgens art. 28 AVG. Verantwoordelijk voor deze gegevens is het bedrijf. Details, ook over de soorten gegevens en de bewaartermijnen, staan in de verwerkersovereenkomst.

Hosting: applicatie, database en geüploade bestanden staan op servers van Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in het datacenter Falkenstein/Vogtland in Duitsland. Het dataverkeer naar app.sollmass.de loopt via het netwerk van Cloudflare (paragraaf 2).

E-mail: alle berichten die de app verstuurt – aanmeldlinks, uitnodigingen, stukken, betalingsherinneringen en aanmaningen, meldingen aan het team – lopen via de e-maildienst van Cloudflare. Afzender is [email protected].

Back-ups: de database en de bestanden worden dagelijks geback-upt. De back-ups blijven 14 dagen op dezelfde server staan; daar komen schijfback-ups van Hetzner met 7 dagen bij. Oudere standen worden overschreven.

Logboek: belangrijke acties in de app staan met tijdstip, account en dossier in het auditlog van het bedrijf, waaronder elke KI-actie. Het logboek dient als bewijs volgens GoBD en voor het onderzoeken van storingen.

Meldingen uit de app: met ‘Idee of probleem melden’ stuur je ons een bericht. We bewaren je tekst, het e-mailadres van je account voor het antwoord, je bedrijf en je rol, de pagina van de app zonder kenmerken, de app-versie en browser en besturingssysteem in grove vorm. Een schermafbeelding of gegevens van je klanten worden niet verstuurd. Doel is de melding te behandelen en te beantwoorden; het antwoord gaat per e-mail naar je account. Rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder f AVG (verbetering van de software en ondersteuning van gebruikers).

Gebruiksstatistiek: om te zien welke onderdelen en functies worden gebruikt en hoe snel de app reageert, telt de applicatieserver gebeurtenissen zoals ‘onderdeel geopend’, ‘offerte uitgegeven’ of ‘zoeken gebruikt’. Daarvoor plaatsen we geen cookies, slaan we niets op je apparaten op, lezen we geen apparaatgegevens uit en gebruiken we geen diensten van derden. Bewaard worden alleen totalen per dag over alle bedrijven, zonder IP-adres, zonder inhoud en zonder kenmerk van een account of bedrijf. Zodat een bedrijf per dag maar één keer telt, gebruikt de server voor de lopende dag een controlewaarde (HMAC) van het bedrijfskenmerk met een dagelijks nieuwe willekeurige waarde; beide wist hij de volgende dag. Rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder f AVG (exploitatie en verbetering van de software). Eigenaar en kantoor kunnen het tellen voor hun bedrijf uitschakelen onder Instellingen › Taal en gegevens.

Foutmeldingen en statuspagina: treedt er in de app of op de server een fout op, dan bewaren we de foutmelding zonder ingevoerde waarden, adressen en kenmerken, de betrokken plaatsen in het programma, de pagina zonder kenmerken, de app-versie en het aantal keren, om de fout te verhelpen (art. 6, lid 1, onder f AVG). Tegen massale meldingen telt de server ze per IP-adres alleen in het werkgeheugen, tien minuten lang. De openbare statuspagina app.sollmass.de/status toont alleen de bedrijfstoestand en ingevoerde incidenten.

6. KI-functies

Gebruikt een bedrijf KI-functies, dan gaan de daarvoor benodigde invoergegevens naar de ingezette aanbieder. Dat zijn, afhankelijk van de functie, teksten uit dossiers en berichten, foto’s, bijvoorbeeld van het typeplaatje, van de opmeting of van een stuk, en geüploade geluidsbestanden voor transcriptie. Teksten en foto’s verwerkt bij voorkeur IONOS SE, Montabaur, in een datacenter in Duitsland; is IONOS niet ingericht, dan OpenAI, Google (Gemini) of xAI. Geluidsbestanden worden door OpenAI of Google getranscribeerd.

OpenAI, Google en xAI verwerken gegevens ook in de VS. De doorgifte baseren we op het EU-VS Data Privacy Framework, voor zover de aanbieder gecertificeerd is, en anders op EU-standaardcontractbepalingen. Voor de kostenbeheersing tellen we per bedrijf en per account hoeveel KI-acties er lopen. Elke KI-actie staat in het auditlog van het bedrijf.

7. Diensten die het bedrijf zelf inricht

Sommige functies werken pas als het bedrijf eigen toegangsgegevens invoert. Deze diensten kiest het bedrijf zelf; wij geven de gegevens door op zijn instructie. De toegangsgegevens slaan we versleuteld op.

  • E-mailpostvak (IMAP): de app haalt berichten en bijlagen uit het postvak van het bedrijf en legt ze bij het dossier.
  • WhatsApp Business: berichten die via de Cloud API van Meta binnenkomen, landen in dezelfde inbox.
  • Sms naar de wachtdienst: herkent de receptie een noodgeval, dan gaat er een sms naar de ingedeelde wachtdienst, nooit naar de beller. Die bevat naam, telefoonnummer en adres uit het dossier. Het versturen loopt via de sms-dienst die het bedrijf invoert.
  • Locatie (gps): alleen als het bedrijf het inschakelt, wordt bij komen en gaan de locatie vastgelegd. Medezeggenschap en bedrijfsregeling liggen bij het bedrijf.

8. Kaart in de plantafel

De kaart met de inzetten van vandaag laadt een kaartafbeelding van staticmap.openstreetmap.de en, als je de kaart opent, een kaartweergave van openstreetmap.org. Daarbij gaan het IP-adres van het apparaat en de coördinaten van de inzetten van vandaag naar de kaartdienst. Zonder de kaart in de plantafel op te roepen gebeurt dat niet. Rechtsgrond: art. 6 lid 1 sub f AVG (inzetten op een kaart plannen).

Route: tik je in de app op „Route” of „Route voor vandaag”, dan opent Google Maps, Apple Kaarten of Waze, afhankelijk van je keuze. Pas met deze klik gaat het bestemmingsadres (bij „Route voor vandaag” de adressen van de stops) rechtstreeks van je apparaat naar de gekozen dienst; daar geldt diens privacybeleid. Sollmaß draagt daarbij niets over aan de dienst en laadt vooraf niets van die dienst.

Hulpvideo’s in de app staan bij YouTube (zonder cookies) of bij Cloudflare Stream en worden pas na een klik geladen.

9. Ontvangers op een rij

  • Cloudflare, Inc. (VS): levering van deze website, netwerk en bescherming voor app.sollmass.de, verzenden en doorsturen van e-mail, eventueel Turnstile en de objectopslag R2 voor geüploade bestanden.
  • Hetzner Online GmbH (Duitsland): servers, database, bestanden en back-ups van de applicatie.
  • IONOS SE (Duitsland): alleen als een bedrijf KI-functies gebruikt (paragraaf 6).
  • OpenAI, Google of xAI: alleen als een bedrijf KI-functies gebruikt (paragraaf 6).
  • Kaartdienst van OpenStreetMap: alleen bij het oproepen van de kaart in de plantafel (paragraaf 8).
  • Diensten die het bedrijf zelf invoert (paragraaf 7): zijn postvak, Meta (WhatsApp), zijn sms-dienst.

We verkopen geen gegevens en geven ze niet door voor reclamedoeleinden.

10. Jouw rechten

Inzage (art. 15), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking (art. 18), overdraagbaarheid (art. 20) en bezwaar tegen verwerkingen op grond van art. 6 lid 1 sub f AVG (art. 21). Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken met werking voor de toekomst (art. 7 lid 3). Wettelijke bewaarplichten, bijvoorbeeld voor stukken, gaan voor op wissing.

Voor gegevens die een bedrijf in Sollmaß over zijn eigen klanten bijhoudt, is het bedrijf het juiste aanspreekpunt. Wij ondersteunen het daarbij: contacten zijn in de app te anonimiseren, uitgereikte stukken behouden daarbij hun stukkopie, omdat het belastingrecht dat vereist (art. 17 lid 3 sub b AVG).

Klacht bij een toezichthoudende autoriteit (art. 77 AVG). Bevoegd op de zetel van High5Manufaktur GmbH: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

Een geautomatiseerd besluit met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen in de zin van art. 22 AVG vindt niet plaats. De KI merkt binnenkomende berichten als noodgeval aan en alarmeert dan de wachtdienst; voorstellen voor offerte, afspraak en planning bevestigt een mens.

11. Bewaartermijn

Persoonsgegevens bewaren we tot het doel vervalt. Handels- en fiscale bewaartermijnen, in het bijzonder voor stukken, gaan voor. In detail:

  • Testaanvragen zonder account: 90 dagen.
  • Binnenkomende berichten in de app (mail, WhatsApp, storingsoproepen): 2 jaar.
  • Back-ups: 14 dagen, schijfback-ups 7 dagen (paragraaf 5).
  • Tellers tegen misbruik: tot het einde van het tijdvenster (paragraaf 3).
  • Gegevens van een bedrijf na afloop van het contract: zie de verwerkersovereenkomst – stillegging, export en wissing na afloop van de bewaartermijnen.
  • Toegangsgegevens van de website: zie paragraaf 2.
  • Meldingen uit de app, gebruiksstatistiek (dagtotalen) en foutmeldingen: 13 maanden; de dagelijkse controlewaarde van de gebruiksstatistiek tot de volgende dag (paragraaf 5).

Gegevens van een bedrijf in Sollmaß bewaren we voor de duur van het contract. Na het einde van het contract blijven ze 30 dagen leesbaar en exporteerbaar, na een test zonder bestelling 90 dagen. Daarna sluiten we het bedrijf en verwijderen we persoonsgegevens zonder bewaarplicht; bewaarplichtige stukken blijven geblokkeerd tot het einde van de wettelijke termijn en worden dan verwijderd (AV, artikel 3).

12. Wijzigingen

Veranderen doelen, dienstverleners of verwerking, dan passen we deze verklaring aan en actualiseren we de datum bovenaan.