Handwerkersoftware verarbeitet Kundendaten, Preise, Zeiten und Fotos von fremden Häusern. Deshalb sitzen GoBD, Datenschutz und ein Audit-Log im Kern – nicht als Zusatzmodul und nicht hinter einem Aufpreis. Hosting in Deutschland, Anmeldung ohne Passwort, KI mit Freigabe.
Anmeldung über Magic Link. Der Link gilt 15 Minuten und nur einmal. Es gibt kein Passwort, das auf der Baustelle weitergesagt oder an der Werkstattwand hängt. Sitzungen laufen über ein httpOnly-Cookie, nicht über Tokens in der Adresszeile.
Rollen im Betrieb: Inhaber, Büro, Feld und Nachunternehmer. Wer nur den eigenen Tag sehen soll, sieht den eigenen Tag; der Nachunternehmer sieht seine Vorgänge, aber keine Preise, Beträge und kein Zahlungsbuch.
Angebote und Rechnungen bekommen eine fortlaufende Nummer. Die Ablage ändert sich nicht stillschweigend. Storno und Gutschrift sind eigene Belege. Bei der E-Rechnung ist das XML das Original, das PDF die Lesekopie.
Für die Prüfung gibt es einen GoBD-Export (IDEA) auf Knopfdruck, dazu das Protokoll aller wesentlichen Aktionen mit Zeitpunkt, Konto und Vorgang.
KI schreibt in dieselben Felder wie ein Mensch im Büro. Jede Aktion ist auditierbar. Wo Geld fließt oder der Kunde etwas sieht, gibt ein Mensch frei. KI-Anfragen laufen über Sollmaß-Konten, vorrangig bei IONOS in einem Rechenzentrum in Deutschland, sonst bei OpenAI, Google oder xAI (siehe AVV). Prompts mit Kundendaten gehören nicht in die Telemetrie.
GPS-Zeit nur optional und nur mit klarer betrieblicher Grundlage, inklusive Mitbestimmung. Firmen-Inbox statt privates Monteur-Handy. Offline-Warteschlange mit Konfliktregel: Feld gewinnt bei Dokumentation, Büro bei Preisen.
Die Daten liegen auf Servern von Hetzner in Falkenstein/Vogtland. Damit setzen wir auf einen etablierten deutschen Hostinganbieter und eine nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierte Rechenzentrumsinfrastruktur. Kein US-SaaS als System of Record. Wo wir Hosting einkaufen, gibt es Auftragsverarbeitung.
Gesichert wird täglich, 14 Tage lang, dazu Plattensicherungen von Hetzner über 7 Tage. Was beim Vertragsende passiert — Export, Stilllegung, Aufbewahrung und Löschung —, steht in der AVV, ebenso offen die Grenzen: Datenbank und Dateien liegen auf dem Server unverschlüsselt.
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